深圳市智慧安防商会财务管理制度

第一章 财务管理

　　第一条 为加强深圳市智慧安防商会的财务管理，确保商会的正常活动和健康发展，维护商会的合法权益，根据国家法律、法规的有关规定，并结合本商会实际情况，特制定本制度。

　　第二条 商会财务管理的主要任务是：

　　(一)依法、合理地筹集、管理、使用资金，努力降低费用，节约开支，增强经济自立能力;

　　(二)认真执行会计核算制度，按照国家统一的会计制度设置会计科目和会计帐簿，及时、准确、完整地记帐、结帐、报帐，编制财务预决算;

　　(三)维护商会财产物资的完整和安全，不断挖掘潜力，充分发挥财产物资的效能和效益;

　　第三条 商会实行财务自收自支、单独设立帐户、独立核算的原则。根据工作的需要设置独立的会计机构，有独立的专、兼职财会人员，会计不得兼任出纳;

　　第四条 商会财务管理实行“统一领导，分级审批，监督检查，账务公开”的原则;

　　第五条 商会会计人员必须遵守国家有关法律、法规，认真执行有关财务、会计制度，遵守财经纪律，并自觉接受商会财务监督专门委员会、会员代表大会和社会监督机关的监督检查。

　　第六条 商会的收入包括：

　　（一）会费；

　　（二）捐赠；

　　（三）政府资助；

　　（四）在核准的业务范围内开展活动或服务的收入；

　　（五）利息；

　　（六）其他合法收入。

　　第七条 商会收入的原则：

　　(一)各项收入，必须严格遵守和执行国家现行收费政策和管理制度，按规定的范围或批准的收费标准，合理收费;

　　(二)各项收入必须全部入帐，不得坐支现金和帐外设帐;

　　(三)商会收取会费，必须使用国家规定的专用正式发票，并交会计人员及时入帐，不得坐支。

　　第八条 支出管理

　　(一) 财务支出范围：

　　1、业务活动费开支：商会开展与其宗旨、任务相关的各项业务活动所需经费，如召开年会、代表大会、理事会、培训会、分享沙龙、技术研讨会、表彰奖励会等各种工作会议费;咨询活动费、培训活动费、科技活动费、编辑出版费、接待费、资料费、业务费等;

　　2、人员经费开支：包括工作人员的工资、福利费、聘用费、社会保障费、行业保险费等;

　　3、管理费开支：办公费、差旅费、租赁费、水电费、教育费等;

　　4、创办实体的成本费开支;

　　5、有偿服务成本费开支，应交纳的税费;

　　6、其他合理开支。

　　(二) 财务支出原则：

　　1、严格执行国家的财务会计制度，遵守财经纪律，建立健全支出管理制度，按照预算和经费开支范围办理各项支出;

　　2、经费收入只能用于章程规定的宗旨和业务范围内的活动，任何单位、部门或个人不得擅自截留、侵占或挪作它用;

3、各项支出要有合法凭证，并按规定批准后，才能报销。

4、商会必须按国家规定为专职工作人员购买社会保险。

（三）审批及报销程序

1、例行开支及单项开支金额在500以下（含500元）的审批程序：凭“报销凭证”申请→出纳审核→秘书长签字→出纳付款并记账。

2、例行开支及单项开支金额在500以上，5万以下（含5万元）的审批程序：凭“报销凭证”申请→秘书长审核→副会长签字→出纳付款并记账。

3、例行开支及单项开支金额在5万以上的审批程序：秘书处编制预算→理事会批准预算→“报销凭证”提交秘书长→秘书长审核→副会长签字→出纳付款并记账。

　　第九条 货币资金、财产物资管理

　　(一)商会的货币资金往来，必须按照国家规定的现金管理办法在银行开立帐号，办理财务收支的结算业务。不属于社会团体的经济往来，不得在社会团体的银行帐户中办理结算。

　　(二)商会的现金收付应当严格手续，加强管理，执行钱帐分管的原则，指定专职或兼职出纳员办理，并实行会计、出纳岗位分设。建立现金日记帐，逐日登记现金收支，做到日清月结，帐帐相符，帐实相符。

　　(三)商会的现金，除按银行规定库存少量现金备用外，都必须存入银行帐户。现金的收付，除发给工作人员的工资、奖金、津贴、劳酬费、差旅费以及支票起点以下的零星现金支付外，其他一切经济往来，尽量通过银行办理转帐结算，不得直接以现金收付。

　　(四)商会的财产物资是商会开展各项活动所必需的物质条件，财务账务中必须按规定建立固定资产等专门账户。

　　第十条 监督管理：

　　(一)商会应严格执行《中华人民共和国会计法》和本制度，自觉接受商会财务监督专门委员会、会员代表大会和社会监督机关的监督检查;

　　(二) 根据工作需要和社团管理工作的要求，商会的财务状况应由审计(会计)事务所进行审计;

　　(三)根据需要，商会应向会员代表大会或理事会报告财务工作。商会的年度预算须经理事会审定;

　　(四)商会的银行帐号不得出租、外借和转让给其他单位和个人使用;

(五)商会财务人员调动或离职，必须与接管人员办清交接手续。

第二章 会计档案管理

第十一条 为了加强深圳市智慧安防商会会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规,制定本办法。

第十二条  本办法所称会计档案是指商会在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映商会经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第十三条 商会的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称商会档案管理机构)负责管理本商会的会计档案。商会也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。

第十四条 下列会计资料应当进行归档:

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产清单及其他辅助性账簿;

(三)财务会计报告,包括半年度、年度财务会计报告;

(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第十五条 商会可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第十六条 同时满足下列条件的,商会内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:

(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第十七条 会计档案的装订:

    会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他文字的装订。

   （1）会计凭证的装订。一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

   （2）会计帐簿的装订。各种会计帐簿年度结帐后，应按时整理立卷。

 （3）会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。

第十八条 会计档案的保管:

商会的会计机构或会计人员所属机构(以下统称商会会计管理机构)按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。

   （1）会计档案的移交手续。会计部在将会计档案移交商会负责档案人员时，应按下列程序进行：

    A、开列清册，填写交接清单；

    B、在帐簿使用日期栏填写移交日期；

C、交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其原数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

商会档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

   （2）会计档案的借阅。

    A、会计档案为公司提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经公司领导批准。

    B、外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经总经理批准后，方可办理借阅手续；公司内部人员借阅会计档案时，应经财务会计部部长批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案代阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

    C、借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

( 3 )会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为10年、30年两种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

为了全面反映会计档案情况，立档部门应设置“会计档案备查表”（见下表）及时记载会计档案的保存数，借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。

  会计档案备查表

单位盖章：

填报单位负责人：                                    填表人：

  第十九条 会计档案的销毁

(一)商会档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

(二)商会负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)商会档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

 会计档案销毁审批表和会计档案销毁清册的参考格式见下表：

会计档案销毁审批表

会计档案销毁清册

第二十条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二十一条 商会因撤销、解散、破产或其他原因而终止的,在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案,按照国家档案管理的有关规定处置。

第二十二条 商会分立后原商会存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

商会分立后原商会解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置,各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

商会分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按照规定办理交接手续。

商会因业务移交其他商会办理所涉及的会计档案,应当由原商会保管,承接业务商会可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由承接业务商会保存,并按照规定办理交接手续。

第二十三条 商会合并后原各商会解散或者一方存续其他方解散的,原各商会的会计档案应当由合并后的商会统一保管。商会合并后原各商会仍存续的,其会计档案仍应当由原各商会保管。

第二十四条 建设商会在项目建设期间形成的会计档案,需要移交给建设项目接受商会的,应当在办理竣工财务决算后及时移交,并按照规定办理交接手续。

第二十五条 商会之间交接会计档案时,交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的商会,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、册数、起止年度、保管期限、移交原因等内容。

交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的商会有关负责人负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第二十四条 商会的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行。

第二十五条 商会委托中介机构代理记账的,应当在签订的书面委托合同中,明确会计档案的管理要求及相应责任。

　　第二十七条 本规定由深圳市智慧安防商会秘书处会负责解释，自2016年6月17日开始执行。