档案、证书、印章管理

1.1 档案管理制度

深圳市智慧安防商会档案管理制度

本制度规定了深圳市智慧安防商会（以下简称商会）文书档案管理要求，以加强文书档案工作管理，提高归档文件质量及文书档案管理水平，为各项工作提供服务，充分发挥文书档案的利用价值。

适用于商会的文书档案管理工作。

1.1.1 总则

（1）本标准所称的文书档案是商会在经营管理活动中形成的具有查考利用价值的文件材料；

（2）文书档案应坚持归口管理、集中保管、方便利用、统一销毁的原则；

（3）各部门作为文书档案的生成部门，综合行政部是文书档案的归口管理部门。应指定专人负责文书档案的立卷归档工作，接受档案部门的指导和培训。

1.1.2 归档范围

文书档案的归档范围，包括党建工作、行政管理、资质文件、股权管理文书、业务管理等其它类档案，如本商会制发的公文、签报；系统外收文；发文稿纸、收文处理单；其他重要文件材料，包括报表、会议材料、相关合同和决议等。

1.1.3 归档要求

（1）各部门应将归档范围内的文件材料收集齐全，按照纸质文件和电子文件形式分别归档。任何部门或个人均不得据为己有。

（2）纸质文件归档：本商会发文一律输出纸质形式，实行实物归档；

1.1.4 归档时间

（1）随时归档：商会所有公文、签报；系统外收文；发文稿纸、收文处理单；其他重要文件材料，包括报表、会议材料、相关合同和决议等形成后，承办人应及时填写《文书档案交接登记表》与档案管理员办理交接；

档案管理员在接收文件材料时，必须核实材料的签字、盖章、附件等是否齐备，并应在交接后的24小时内填写《文书档案立卷归档登记表》办理归档；

（2）年终归档：一些形成过程相对较长的文书档案，由承办部门（承办人）填写《文书档案交接登记表》，在第二年上半年内与档案管理员办理交接；档案管理员应在交接后的72小时内填写《文书档案立卷归档登记表》办理归档。

1.1.5 整编与保管

（1）文书档案分类方法

分类原则：以本商会职能活动中形成的各类档案为对象，依据商会职能，结合商会档案构成的内容特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与综合开发利用、便于查找为分类原则。

（2）文书档案排列方法

文书档案首先分按性质分类，如日常活动、员工劳动合同、党建、银行业务、商会重要文件、财务等分类，每类按不同年份发生顺利进行排列编号。

（3）文书档案档号的结构及标识

文书档案档号由商会代号（AFSH）+年月+活动类型，用“-”连接。如AFSH-14010-***沙龙。

（4）文书档案保管

a) 存放文书档案存放在专用档案盒内，同时内附《卷内目录》，并有专门的柜架。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序、自上而下、自左向右编号，以便于查找和管理；

b) 文书档案的接收、移交和外借必须履行登记手续，借出的档案须在规定时间内归还；

c) 文书档案由综合管理部负责保管、存放；

d) 保管期限参照文书档案保管期限执行；

e) 若档案遗失、损坏或泄密，按相关条例进行处罚。涉及法律责任的，按《中华人民共和国档案法》执行。

（5）档案借阅

a) 文书档案原件一般不借出使用，如因工作需要借阅档案，借阅人须填写《文书档案借阅登记表》，报商会综合管理部负责人批准，方可办理借阅手续；

b) 借阅文书档案不得随意折叠和拆散案卷，严禁对档案随意更改、涂写；

c) 借出和归还档案时，应办理清点手续，由管理者与借阅者当面核对清楚；

d) 档案如有丢失、损坏或泄密，档案管理员要立即向商会主管领导反映，并追究当事者的责任；

（6）鉴定与销毁

文书档案的鉴定

a) 档案鉴定分两种情况：一年一度的归档工作中的文件价值鉴定和对保管期满的档案的鉴定。凡需要归档的案卷，在封面上注明保管期限；

b) 对保管期满档案的鉴定一般由综合管理部负责人主持该项工作，由分管领导负责，建立鉴定小组，将保管期满的档案拣出，经过审阅，认为确无继续保存价值，即行销毁。

文书档案的销毁

a) 需销毁文件必须填写《文书档案销毁清册》；

b) 经鉴定准备销毁的档案应报领导批准，经批准后方能销毁；

c) 档案销毁时，必须指派两名以上专人对照《文书档案销毁清册》检查档案，确认无误后，方可监销。监销人员要确认档案已销毁，在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并签名，档案销毁工作才算完毕。

附表：记录

1、文书档案交接登记表

2、文书档案立卷归档登记表

3、卷内目录

4、文书档案借阅登记表

5、文书档案销毁清册

本制度于2016年6月17日正式实施。

文书档案交接登记表

文书档案立卷归档登记表

文书档案借阅登记表

文书档案销毁清册

        制表：                复核：                   部门负责人：             商会领导：

备注：涉及部门业务的，需由业务部门负责人审签，办公室（综合管理部）负责人会签，其他情况部门负责人按规定由办公室（综合管理部）负责人核签。

卷内目录

1.2 印章管理制度

深圳市智慧安防商会印章管理制度

本标准制定了印章使用、保管和印刻等要求，以加强各类印章的管理，使印章的使用规范化，避免因印章使用不当而发生法律责任事件纠纷。

本标准适用于深圳市智慧安防商会（以下简称商会）的印章管理。

1.2.1 总则

印章包括商会公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、党支部章以及其它法人授权管理的印章，任何必须严格遵守制度，合法使用。

1.2.2 印章的使用

（1）加盖印章的手续

使用商会内部用章，必须填写《印章使用登记表》。凡各类内部与外发的函件加盖印章，必须先经部门负责人审核再由综合管理部负责人审核最后由商会领导审批，用印前必须填写《公章使用审批表》。公章管理人员要以负责的态度，认真审阅用印材料，只有符合用印条件时方可用印。

（2）印章的保管

a) 印章的保管和使用必须指定专人负责（办公室主任），一切用印都要通过管理人员实施。印章的管理必须做到专柜、专锁，每次用印完毕后要随手上锁。平时不得委托他人代取代用，下班后或节假日公章必须存放在保险柜内，上班时要立即进行检查，如发现疑点要立即向上级领导汇报。如印章管理人员因公外出需他人代管公章，则需填写《印章委托代管书》，并做好交接；

b) 财务专用章只用于财务工作。财务专用章与法人代表印鉴，必须分开保管；

c) 印章原则上不得带离办公室，如确因工作或业务所需，必须要携带外出时，需经会长或秘书长批准并指定专人负责携带、使用和保管，任务完成后及时交回综合管理部保管。公章外出使用时，填写《因公外借印章登记表》且经商会主管领导批准后方能外借；

d) 印章保管人因工作调动，应及时将印章移交，并填写《印章（证书）移交书》；

e) 违反规定使用印章，并造成商会利益损失的，要追究当事人的责任。

（3）印章的印刻与改刻

a) 因设立新的机构、业务需求变更或原件印章破损、丢失等原因需要重刻印章时，应及时填写《印章印刻申请表》，报综合管理部和会长同意后，交综合管理部统一安排刻制印章。同时，综合管理部办理废止手续。

b) 印章的印刻规格应严格遵循国家对公章管理的有关规定,需备案的在相关机构进行备案,并对相关资料进行保存。印章如有遗失需及时登报。

c) 印章登记台账。印章刻制完成后，由综合管理部将印章样式存档并登入《印章登记台账》，并将此帐永久保留。

附表记录    

1、《印章使用登记表》；

2、《印章委托代管书》；

3、《因公外借印章登记表》；

4、《印章(证书)移交书》；

5、《印章印刻申请表》。

本制度于2016年6月17日正式实施。

1.3 证件管理制度

深圳市智慧安防商会证件管理制度

本制度规定了商会证件使用、保管等要求，以加强各类证件的管理，使证件的使用规范化，避免因证件使用不当而发生法律责任事件纠纷。

本制度适用于深圳市智慧安防商会（以下简称商会）的证件管理。

1.3.1 证件种类

（1）商会资格证件：社会团体法人登记证书（正副本）、组织机构代码证书、税务登记证（正副本）等。

（2）取得的商会各类资质、资格和荣誉证书。

1.3.2  证件保管

（1）必须建立商会证件登记台帐，记载证件名称、数量、批准时间、批准部门、证书经营范围、有效时间、年检时间等相关信息。

（2）商会证件由综合行政部办公室统一管理。

（3）严禁任何人擅自复印商会证件，更不得涂改、出租、出借、伪造、转让或出卖商会证件，违反上述规定者，追究证件管理人员及当事人责任，严肃处理。

1.3.3 证件使用

（1）建立商会证书使用登记簿。

（2）商会证书的借用、借出及复印：由借证人在商会证书使用登记簿上进行登记。任何证件（包含原件及复印件）的使用，均需秘书长或办公室主任签字批准。

1.3.4 责任罚则

（1） 各种证件如发生丢失，责任部门和责任人承担全部补办费用和损失费用。

（2） 各种证件未按时收回，除责成管理人员收回外，并处罚月工资总收入的5%～10%。

本制度解释权归综合行政部办公室，自下发之日起执行。

                                     深圳市智慧安防商会                                              2016年6月17日